Privacybeleid
1 – Inleiding
Deze verklaring beschrijft hoe EPDM Solutions (EPDM Solutions BV, met zetel te Oudstrijderslaan 35, 8800 Roeselare en met als ondernemingsnummer 0588.986.671) persoonsgegevens verwerkt in de context van haar activiteiten ten aanzien van derden.
EPDM Solutions streeft ernaar uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) en de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
EPDM Solutions treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Europese Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Indien je vragen hebt over de verwerking van persoonsgegevens binnen EPDM Solutions, kan je contact opnemen via de contactgegevens vermeld onder punt 8.
2 – Begrippen
Doorheen deze Verklaring worden verschillende begrippen gebruikt uit het wetgevend kader voor gegevensbescherming. Deze begrippen worden hierna kort toegelicht.
Algemene Verordening Gegevensbescherming: de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG. Deze Verordening wordt vaak ook GDPR genoemd (General Data Protection Regulation) en in het Nederlands afgekort als de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon van wie gegevens worden verwerkt.
Gegevensbeschermingsautoriteit: de ‘opvolger’ van de Privacycommissie onder de Wet Verwerking Persoonsgegevens. De Gegevensbeschermingsautoriteit is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de grondbeginselen van de bescherming van de persoonsgegevens.
Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken: twee of meer ondernemingen die gezamenlijk de doeleinden (‘waarom’) en de middelen (‘hoe’) van de verwerking van persoonsgegevens bepalen.
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (en dus geen rechtspersoon).
Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Ook gepseudonimiseerde gegevens die door het gebruik van aanvullende gegevens aan een natuurlijke persoon kunnen worden gekoppeld, zijn dus persoonsgegevens.
Anonieme gegevens, die op geen enkele wijze nog kunnen worden gelinkt aan een persoon, vallen niet onder de Verordening Gegevensbescherming.
Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
3 – Welke verwerkingen verricht EPDM Solutions?
In de context van haar activiteiten verwerkt EPDM Solutions persoonsgegevens. De juridische grondslag (‘rechtsgrond’) waarop EPDM Solutions zich beroept is telkens aangegeven bij de verwerking, alsook de categorieën van gegevens en de verwerkingsdoeleinden.
3.1. Klantenbeheer
Wanneer je een offerte opvraagt of een overeenkomst met EPDM Solutions sluit, zal zij jouw gegevens verwerken.
Categorieën van persoonsgegevens
- Identificatiegegevens: naam, e-mail, telefoonnummer, adres, klantnummer
- Financiële gegevens: gekozen betaalwijze, factuuradres, IBAN (rekeningnummer), BIC (bankcode), kredietkaartgegevens
- Aankoopgegevens: bestelnummer, details over aangekochte producten/diensten, factuuradressen
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond
EPDM Solutions verwerkt deze gegevens zodat zij de diensten die zij verstrekt in het kader van de overeenkomst met haar klanten kan uitvoeren. De gegevens zijn noodzakelijk om offertes en overeenkomsten te kunnen opmaken en uitvoeren, om de klant op de hoogte te kunnen brengen van het beoogde tijdstip van de plaatsing enzovoort. Hiervoor baseert EPDM Solutions zich op de rechtsgrond contractuele noodzaak. Dit wil zeggen dat zij deze gegevens nodig heeft om maatregelen te nemen die aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaan of dat deze gegevens noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan een overeenkomst waarbij de betrokkene (de klant) partij is.
Daarnaast verwerkt EPDM Solutions deze gegevens voor facturatie- en boekhoudingdoeleinden (waarvoor zij zich baseren op wettelijke verplichting) en om zich te verweren tegen gerechtelijke acties (op basis van ons gerechtvaardigd belang bestaande uit het recht op een doeltreffende voorziening in rechte).
3.2. Relatie met leveranciers & onderaannemers
In het kader van haar relatie met leveranciers verwerkt EPDM Solutions mogelijk persoonsgegevens van (de medewerkers van) leveranciers.
Categorieën van persoonsgegevens
- Identificatiegegevens: naam, e-mail en/of telefoonnummer
- Betalingsgegevens
- Professionele gegevens
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond
EPDM Solutions verwerkt deze gegevens zodat de overeenkomst die zij met haar leverancier heeft gesloten op een normale wijze kan worden uitgevoerd. Hiervoor baseert EPDM Solutions zich op de rechtsgrond contractuele noodzaak. Dit wil zeggen dat zij deze gegevens nodig heeft om maatregelen te nemen die aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaan of dat deze gegevens noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan een overeenkomst waarbij de betrokkene (de leverancier) partij is.
Daarnaast verwerkt EPDM Solutions deze gegevens voor facturatie- en boekhoudingdoeleinden (waarvoor zij zich baseren op wettelijke verplichting) en om zich te verweren tegen gerechtelijke acties (op basis van ons gerechtvaardigd belang bestaande uit het recht op een doeltreffende voorziening in rechte).
3.3. Behandelen van vragen
Je persoonsgegevens worden eveneens door EPDM Solutions verwerkt wanneer je ons via het contactformulier op de website, per e-mail of telefonisch een vraag stelt.
Categorieën van persoonsgegevens
- Identificatiegegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond
EPDM Solutions verwerkt deze gegevens om jouw vragen of opmerkingen te behandelen en je te contacteren met het antwoord hierop. Hiervoor baseert zij zich op de rechtsgrond gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om vragen en opmerkingen op adequate wijze te behandelen.
3.4. Direct marketing
Sommige gegevens van (potentiële) klanten worden door EPDM Solutions gebruikt voor direct marketingcommunicatie.
Categorieën van persoonsgegevens
- Identificatiegegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer
- Mogelijk: aankoopgegevens
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond
De persoonsgegevens van bestaande klanten van wie EPDM Solutions de elektronische contactgegevens heeft verkregen in het kader van de verkoop van een product of dienst kunnen door EPDM Solutions worden gebruikt voor de promotie van soortgelijke producten of diensten die de onderneming levert. Voor deze verwerking baseert EPDM Solutions zich op haar gerechtvaardigd belang, zoals voorzien in de ‘soft opt-in’-uitzondering uit artikel 13, lid 2 van de e-Privacyrichtlijn.
Voor het overige kan EPDM Solutions, indien zij hiervoor jouw toestemming heeft verkregen, je persoonsgegevens gebruiken om jou te informeren over haar onderneming en over nieuwe diensten, voor het werven van nieuwe klanten, om klanten of prospecten uit te nodigen voor evenementen (ter promotie van onze organisatie), om te informeren over gerichte aanbiedingen die mogelijks tegemoetkomen aan jouw interesses en voor het versturen van nieuwsbrieven.
3.5. Werving en selectie
Wij verwerken bepaalde van je persoonsgegevens indien je voor een functie bij EPDM Solutions solliciteert.
Categorieën van persoonsgegevens
- Identificatiegegevens
- Gegevens in verband met opleiding en vorming
- Gegevens in verband met beroep en betrekking
- Vrijetijdsbesteding en interesses
- Psychische gegevens (bv. informatie over persoonlijkheid en/of karakter)
- Beeldopnames (bv. de foto op je cv)
- Specifiek: gegevens uit cv’s en motivatiebrieven.
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond
Deze gegevens worden enkel verwerkt in het kader van jouw sollicitatie voor een functie binnen EPDM Solutions, om je sollicitatie te registreren, de geschiktheid van jou als kandidaat na te gaan, je desgevallend te contacteren voor een gesprek, zich te verweren tegen gerechtelijke acties tegen haar op basis van de aanwervingsprocedure en jou te contacteren bij eventuele toekomstige vacatures.
Voor het verwerken van je persoonsgegevens voor de registratie van jouw sollicitatie baseert EPDM Solutions zich op de juridische grondslag contractuele noodzaak, die bestaat uit het treffen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Om de geschiktheid van jou als kandidaat na te gaan en je te contacteren voor een gesprek, heeft EPDM Solutions een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om jou te beoordelen alvorens zij je een jobaanbieding doen. Voor het gebruik van je gegevens om je te contacteren bij eventuele toekomstige vacatures zal EPDM Solutions steeds jouw toestemming vragen. Tot slot baseert EPDM Solutions de verwerking (bewaring) van je gegevens om zich te verweren tegen gerechtelijke acties op basis van de aanwervingsprocedure op haar gerechtvaardigd belang, namelijk het recht op een doeltreffende voorziening in rechte.
4 – Bewaringstermijnen
EPDM Solutions bewaart en verwerkt gegevens slechts voor de periode die noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring opgenomen doeleinden. In bepaalde gevallen worden gegevens langer bewaard, zodat wij kunnen voldoen aan wettelijke vereisten of met het oog op haar verdediging in rechte.
4.1. Klantenbeheer
Bepaalde basisinformatie over de klanten (zoals overeenkomsten en financiële gegevens) bewaart EPDM Solutions tot tien jaar na het einde van de relatie, omwille van mogelijke rechtsvorderingen en op basis van wettelijke verplichtingen. Deze bewaringstermijn hanteert EPDM Solutions met als doel zich in rechte te kunnen verdedigen.
4.2. Relatie met leveranciers & onderaannemers
Bepaalde basisinformatie over leveranciers (zoals overeenkomsten en financiële gegevens) bewaart EPDM Solutions tot tien jaar na het einde van de relatie, omwille van mogelijke rechtsvorderingen en op basis van wettelijke verplichtingen. Deze bewaringstermijn hanteert EPDM Solutions met als doel zich in rechte te kunnen verdedigen.
4.3. Behandelen van vragen
De gegevens ingevoerd via het contactformulier of via mail of telefoon doorgegeven worden tot 3 maanden na het behandelen van de vraag en/of het verzoek bewaard. Deze gegevens kunnen langer worden bewaard, indien de betrokkene hiervoor toestemming geeft.
4.4. Direct marketing
Als je je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief van EPDM Solutions of op een andere wijze toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van gericht promotiemateriaal, bewaart EPDM Solutions deze toestemming en de bijhorende persoonsgegevens voor 5 jaar. Als je voorafgaand aan het einde van deze termijn jouw toestemming intrekt, zal EPDM Solutions je persoonsgegevens niet langer bewaren. De termijn van 5 jaar geldt ook ten aanzien van persoonsgegevens van klanten die op basis van het gerechtvaardigd belang van EPDM Solutions (de ‘soft opt-in’-uitzondering) gericht promotiemateriaal ontvangen, tenzij zij voor het einde van deze periode bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens voor direct marketing. EPDM Solutions heeft er echter wel belang bij om jouw intrekking te bewaren, zodat zij weet dat je liever geen gericht promotiemateriaal meer ontvangt.
4.5. Werving en selectie
Wanneer je na een sollicitatie aangeworven wordt, bewaart EPDM Solutions je gegevens tot 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst.
Indien je na een sollicitatie niet wordt aangeworven, bewaart EPDM Solutions jouw gegevens tot 5 jaar na het einde van de aanwervingsprocedure om zich te kunnen verweren tegen gerechtelijke acties op basis van de aanwervingsprocedure. Als je toestemming hebt gegeven, bewaart EPDM Solutions jouw persoonsgegevens om contact te kunnen opnemen bij eventuele toekomstige vacatures tot 1 jaar na het einde van de aanwervingsprocedure.
5 – Uitvoer van persoonsgegevens
De gegevensbeschermingswetgeving buiten Europa biedt niet noodzakelijk hetzelfde niveau van bescherming als de Europese wetgeving. Indien dit het geval is zal EPDM Solutions stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat je persoonsgegevens op gepaste wijze worden beschermd, beveiligd en vertrouwelijk worden gehouden. Dat betekent dat EPDM Solutions derden verzoekt de, door de Europese Commissie goedgekeurde, standaardcontractbepalingen te ondertekenen, dit om te garanderen dat uw persoonsgegevens op dezelfde wijze worden beschermd als het geval zou zijn indien zij werden verwerkt binnen de EER.
Op heden werkt EPDM Solutions met een aantal verwerker(s) bij wie een transfer naar de Verenigde Staten en/of het Verenigd Koninkrijk kan plaatsvinden:
- Salesforce: de verwerking van gegevens van klanten gebeurt deels door Salesforce. Het is mogelijk dat gegevens via Salesforce buiten de EU worden doorgegeven. Om een passend beschermingsniveau voor de doorgifte te garanderen, maakt Salesforce gebruik van standaardcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen en van bindende ondernemingsregels (‘BCR’s’). Meer informatie over de verwerking van gegevens door Salesforce vind je via https://www.salesforce.com/nl/company/privacy/.
- Exact Software: de persoonsgegevens van klanten en leveranciers worden verwerkt door Exact Software voor facturatiedoeleinden. De verwerking van deze gegevens vindt plaats in de EER. Eventuele doorgiften buiten de EER zullen enkel plaatsvinden mits een adequaatheidsbesluit of door gebruik van standaardcontractbepalingen.
- Microsoft Office: voor de verwerking van persoonsgegevens doet EPDM Solutions een beroep op Microsoft Office, waarbij een uitvoer naar de Verenigde Staten mogelijk is. Deze uitvoer wordt gewaarborgd door de standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie.
Je kan contact met ons opnemen indien je meer informatie wenst over het mechanisme dat we gebruiken bij het doorgeven van je persoonsgegevens buiten de EER.
6 – Ontvangers van persoonsgegevens
Wij doen een beroep op een aantal technische verwerkers, zoals Salesforce, Microsoft Office en Exact MKB Software, de verwerking van bestanden en dossiers, waarmee de nodige verwerkingsovereenkomsten werden overeengekomen.
Gegevens van klanten (met name identificatiegegevens) worden mogelijk gedeeld met leveranciers of onderaannemers van EPDM, in het kader van de uitvoering van de overeenkomst (bv. voor de levering van materialen op de werf).
7 – Jouw rechten
De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent je, als betrokkene, een aantal rechten toe met betrekking tot jouw persoonsgegevens. De uitoefening van deze rechten is door de Algemene Verordening Gegevensbescherming evenwel onderworpen aan bepaalde voorwaarden.
7.1. Het recht op inzage in je persoonsgegevens
Een verzoek tot inzage in jouw persoonsgegevens laat je toe om je persoonsgegevens in te kijken. Op basis van dit recht mag je een kopie vragen van de gegevens die EPDM Solutions van jou bijhoudt. Dit stelt je in staat om de rechtmatigheid van de verwerkingsactiviteit te controleren en na te kijken of de gegevens wel correct zijn.
7.2. Het recht op verbetering van jouw persoonsgegevens
Je hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
7.3. Het recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan jouw specifieke situatie
Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heb je te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor dergelijke marketing.
In andere gevallen kan je, wanneer de verwerking steunt op het gerechtvaardigd belang, zich verzetten tegen de verwerking op grond van omstandigheden eigen aan jouw specifieke situatie (dit vereist een bepaalde motivering). In sommige gevallen kan EPDM Solutions aantonen dat zij een rechtsgrond heeft om jouw informatie te verwerken die boven je rechten en vrijheden staat. In dat geval moet EPDM Solutions, als verantwoordelijke, aantonen waarom je gegevens mogen worden verwerkt.
7.4. Het recht op gegevenswissing en het recht om vergeten te worden
Je kan verzoeken om je persoonsgegevens te wissen indien geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken.
Het recht op gegevenswissing is niet absoluut. Je kan het uitoefenen in een van de volgende limitatieve gevallen:
- De persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen;
- EPDM Solutions verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig;
- EPDM Solutions moet de persoonsgegevens wissen door een wettelijke verplichting;
- Je trekt de toestemming in;
- Je hebt met succes jouw recht van verzet tegen de verwerking uitgeoefend.
In bepaalde gevallen mag EPDM Solutions weigeren om je persoonsgegevens te wissen. In dergelijk geval zal EPDM Solutions je daarover informeren wanneer je een verzoek tot gegevenswissing doet.
7.5. Het recht om jouw toestemming op elk ogenblik in te trekken
Indien EPDM Solutions zich baseert op jouw toestemming om je persoonsgegevens te verwerken, heb je het recht om die toestemming op elk ogenblik in te trekken. Het intrekken van jouw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die is gebeurd voor je jouw toestemming hebt ingetrokken.
7.6. Het recht op beperking van de verwerking
Een beperking van de gegevensverwerking houdt in dat de verwerking ‘bevriest’: EPDM Solutions mag de persoonsgegevens alleen nog maar opslaan en moet alle andere verwerkingsactiviteiten stopzetten.
Je hebt recht op een beperking van de persoonsgegevensverwerking wanneer:
- Je wil dat de correctheid van de gegevens wordt nagegaan;
- De verwerking onrechtmatig is;
- EPDM Solutions de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar jij deze wel nog nodig hebt voor de uitoefening van een rechtsvordering;
- Je jouw recht van bezwaar uitoefent, maar EPDM Solutions gaat na of ze daar gehoor aan kan geven.
7.7. Het recht op dataportabiliteit
Het recht op dataportabiliteit stelt je in staat om persoonsgegevens te verkrijgen en te hergebruiken voor andere diensten. Je kan dit recht enkel uitoefenen indien de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming of indien deze noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract dat EPDM Solutions met jou heeft. Bovendien heeft dit recht enkel betrekking op persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt en is dit recht enkel van toepassing op digitale informatie.
7.8. Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit
Je hebt het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (‘GBA’).
Alvorens klacht in te dienen, moedigt EPDM Solutions je aan om contact met haar op te nemen om een snelle oplossing voor jouw klacht te kunnen vinden.
7.9. De uitoefening van jouw rechten
Als je één van jouw rechten wil uitoefenen en/of meer informatie wil over jouw rechten, kan je steeds contact met EPDM Solutions opnemen via onderstaande contactgegevens.
Wanneer EPDM Solutions redelijke twijfels heeft omtrent jouw identiteit, kan om bijkomend bewijs van jouw identiteit gevraagd worden.
EPDM Solutions probeert op je verzoek te reageren binnen een tijdspanne van één maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en/of het aantal verzoeken kan die termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. In geval van dergelijke verlenging zal je daarvan binnen één maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte gebracht worden.
8 – Contactgegevens
Je kan steeds contact met EPDM Solutions opnemen via onderstaande contactgegevens:
EPDM Solutions BV
Oudstrijderslaan 35 – 8800 Roeselare
info@epdm-solutions.be
051 67 01 59
0472 62 40 70 (WhatsApp)
9 – Wijzigingen
Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij jou hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.
Laatste wijziging: 24/03/2023
